PERUBAHAN DAN PERKEMBANGAN ORGANISASI
Faktor-faktor
perubahan organisasi
Secara
garis besar faktor penyebab terjadinya perubahan dapat dikelompokkan menjadi
dua yaitu:
1.
Faktor
ekstern,
2.
Faktor
intern.
A.
Faktor Ekstern
Faktor
Ekstern adalah penyebab
perubahan yang berasal dari luar, atau sering disebut lingkungan. Organisasi
bersifat responsive terhadap perubahan yang terjadi di lingkungannya. Oleh
karena itu, jarang sekali suatu organisasi melakukan perubahan besar tanpa
adanya dorongan yang kuat dari lingkungannya. Artinya, perubahan yang besar itu
terjadi karena lingkungan menuntut seperti itu. Beberapa penyebab perubahan
organisasi yang termasuk faktor ekstern adalah perkembangan teknologi, faktor
ekonomi dan peraturan pemerintah.
Perkembangan dan kemajuan teknologi juga
merupakan penyebab penting dilakukannya perubahan. Penggantian perlengkapan
lama dengan perlengkapan baru yang lebih modern menyebabkan perubahan dalam
berbagai hal, misalnya: prosedur kerja, kualitas dan kuantitas tenaga kerja,
jenis bahan baku, jenis output yang dihasilkan, system penggajian yang
diberlakukan yang memungkinkan jumlah bagian-bagian yang ada dikurangi atau
hubungan pola kerja diubah karena adanya perlengkapan baru.
Perkembangan IPTEK terus berlanjut
sehingga setiap saat ditemukan berbagai produk teknologi baru yang secara
langsung atau tidak memaksa organisasi untuk melakukan perubahan. Organisasi
yang tidak tanggap dan bersedia menyerap berbagai temuan teknologi tersebut
akan tertinggal dan pada gilirannya tidak akan sanggup survive.
B.
Faktor Intern
Adalah penyebab
perubahan yang berasal dari dalam organisasi yang bersangkutan, yang dapat
berasal dari berbagai sumber antara lain:
·
Problem
hubungan antar anggota,
·
Problem
dalam proses kerja sama,
·
Problem
keuangan.
Hubungan antar anggota yang kurang
harmonis merupakan salah satu problem yang lazim terjadi. Dibedakan menjadi
dua, yaitu: problem yang menyangkut hubungan atasan bawahan (hubungan yang
bersifat vertikal), dan problem yang menyangkut hubungan sesama anggota yang
kedudukannya setingkat (hubungan yang bersifat horizontal). Problem atasan
bawahan yang sering timbul adalah problem yang menyangkut pengambilan keputusan
dan komunikasi. Keputusan pimpinan yang berkenaan dengan system pengupahan,
misalnya dianggap tidak adil atau tidak wajar oleh bawahan, atau putusan
tentang pemberlakuan jam kerja yang dianggap terlalu lama, dsb. Hal ini akan
menimbulkan tingkah laku anggota yang kurang menguntungkan organisasi, misalnya
anggota sering terlambat. Komunikasi atasan bawahan juga sering menimbulkan
problem. Keputusannya sendiri mungkin baik tetapi karena terjadi salah
informasi, bawahan menolak keputusan pimpinan. Dalam hal seperti ini perubahan
yang dilakukan akan menyangkut system saluran komunikasi yang digunakan.
Problem yang sering timbul berkaitan
dengan hubungan sesame anggota organisasi pada umumnya menyangkut masalah
komunikasi dan kepentingan masing-masing anggota.
Proses kerja sama yang berlangsung dalam
organisasi juga kadang-kadang merupakan penyebab dilakukannya perubahan.
Problem yang timbul dapat menyangkut masalah system kerjasamanya dan dapat pula
menyangkut perlengkapan atau peralatan yang digunakan. Sistem kerja sama yang
terlalu birokratis atau sebaliknya dapat menyebabkan suatu organisasi menjadi
tidak efisien. System birokrasi (kaku) menyebabkan hubungan antar anggota
menjadi impersonal yang mengakibatkan rendahnya semangat kerja dan pada
gilirannya produktivitas menurun, demikian sebaliknya. Perubahan yang harus dilakukan
akan menyangkut struktur organisasi yang digunakan.
Perlengkapan yang digunakan dalam
mengolah input menjadi output juga dapat merupakan penyebab dilakukannya
perubahan. Tujuan penggunaan berbagai perlengkapan dan peralatan dalam proses
kerjasama ialah agar diperoleh hasil secara efisien.
Proses perubahan
Dalam suatu proses itu ada
beberapa langkah untuk memenuhi tujuan organisasi tersebut yaitu :
Ø Mengadakan Pengkajian
Maksudnya adalah dalam organisasi tersebut diadakan suatu pengkajian
atau proses penindak lanjutan kegiatan – kegiatan atau cara – cara apa saja
dalam organisasi tersebut,misalnya diadakan pengkajian setiap sebulan sekali
dalam organisasi tersebut agar organisasi tersebut itu update dengan info- info
yang dapat menunjang kemajuan dan tujuan dari organisasi tersebut.
Ø Mengadakan Identifikasi
Maksudnya adalah melakukan penyelidikan atau pemeriksaan secara detail
tentang permasalahan – permasalahan apa saja yang terjadi dalam organisasi
tersebut,misalnya mengadakan identifikasi masalah kasus yang sedang terjadi
dalam organisasi tersebut setiap seminggu sekali,langkah tersebut bertujuan
agar dalam organisasi tersebut tahu bagaimana menyelesaikan masalah apa saja
yang terjadi dalam organisasi tersebut.
Ø Menetapkan Perubahan
Maksudnya adalah menetapkan suatu perubahan yang baru atau bisa
dikatakan sebuah sistem baru dalam organisasi tersebut,misalkan terjadi suatu
perubahan sistem dalam organisasi tersebut dari sistem yang lama dengan sistem
yang baru dan apabila dilihat dari kinerjanya sistem baru tersebut memang bagus
dan berkembang dari sistem yang lama,maka perubahan sistem tersebut harus
ditetapkan dan meninggalkan sistem yang lama.
Ø Menentukan Strategi
Maksudnya adalah sebelum melangkah dan memutuskan pilihan dalam suatu
organisasi tersebut, harus ditentukan dulu matang – matang atau difikirkan
terlebih dahulu kira – kira strategi apa yang dapat memajukan sebuah organisasi
tersebut.
Ø Melakukan Evaluasi
Maksudnya adalah melakukan suatu perubahan – perubahan sikap dalam
organisasi tersebut,misalnya kita cari dulu apa yang salah dalam organisasi
tersebut dan solusi apa yang dapat menyelesaikan masalah tersebut lalu kita
benarkan kesalahan – kesalahan tersebut dan tidak akan mengulanginya
lagi,itulah yang disebut mengevaluasi atau bisa dikatakan melakukan sebuah
perubahan atau perbaikan dalam organisasi tersebut,dengan sering kita
mengevaluasi dalam organisasi tersebut, maka organisasi tersebut menjadi
bersikap hati – hati dan teliti dalam setiap bertindak melakukan sesuatu yang
berdampak langsung dalam organisasi tersebut.
http://kanissaputri.blogspot.com/2013/11/faktok-faktor-perubahan-organisasi.html
Proses
terjadinya suatu perubahan di dalam organisasi meliputi enam tahap, hal ini
diungkapkan oleh L.C. Megginson, Donald C.M. dan Paul H.P.,Jr. seperti dikutip
oleh T.Hani Handoko. Adapun tahap-tahap tersebuat adalah sebagai berikut:
1.
Tekanan dan Desakan.
Pada tahap ini manajemen tingkat atas
mulai merasakan adanya masalah, tekanan, desakan dan kebutuhan akan suatu
perubahan. Hal ini ditandai dengan adanya penurunan produktivitas, volume
penjualan dan laba, perputaran tenaga kerja tinggi dan kalahnya persaingan
produk dipasaran, dan sebagainya.
2.
Intervensi dan Reorientasi.
Setelah merasakan adanya tekanan dan
desakan, para manajer mulai mencoba berusaha menyelesaikannya dengan mencari
dan menentukan serta merumuskan permasalahan, untuk itu mereka biasanya menyewa
seseorang atau beberapa konsultan atau bisa juga pihak internal (karyawan
perusahaan) sebagai pengantar perubahan.
3.
Diagnosa dan Pengenalan Masalah.
Pada tahap ini pengantar perubahan mulai
mengumpulkan berbagai informasi (data), kemudian menganalisanya. Masalah yang
paling penting dikenali dan diperhatikan untuk dipecahkan.
4.
Penemuan dan Komitmen penyelesaian
Pada tahap ke empat ini, pengantar
perubahan dan merangsang pemikiran, kretivitas serta mulai meninggalkan
“metode-metode kerja lama”, menggantinya dengan mtode-metode baru yang lebih
afektif. Begitu juga untuk penyesuaian dibuatlah rencana program-program
latihan, keterampilan, peningkatan wawasan, dll.
5.
Percobaan dan Pencarian Hasil.
Setelah alternatif terbaik untuk
penyelesaian ditemukan dan dikembangkan, selanjutnya diadakan percobaan
penerapannya untuk diketahui hasilnya.
6.
Penguatan dan Penerimaan.
Pada tahap ini, setelah penerapan
program-program kegiatan dalam rangka penyesuaian dengan perubahan ataupun
pengembangannya telah berhasil dan sesuai dengan keinginan, maka kegiatan untuk
perubahan tersebut diusahakan harus diterima oleh para karyawan dan menjadi
penguat yang dapat mengikat semua karyawan pada perubahan.
Ciri-ciri
pengembangan organisasi
Pengembangan organisasi yang efektif memiliki
ciri-ciri sebagai berikut :
1)
Merupakan
strategi terencana dalam mewujudkan perubahan organisasional, yang memiliki
sasaran jelas berdasarkan diagnosa yang tepat dan akurat tentang permasalahan
yang dihadapi oleh suatu organisasi.
2)
Merupakan
kolaborasi antara berbagai pihak yang akan terkena dampak perubahan yang akan
terjadi terhadap suatu organisasi.
3)
Menekankan
cara-cara baru yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja seluruh organisasi
dan semua satuan kerja dalam organisasi.
4)
Mengandung
nilai humanistik dimana pengembangan potensi manusia menjadi bagian terpenting.
5)
Menggunakan
pendekatan komitmen sehingga selalu memperhitungkan pentingnya interaksi,
interaksi dan interdependensi antara organisasi sau dengan organisasi yang
lainnya.
6)
berbagai satuan kerja sebagai bagian integral
di suasana yang utuh.
7)
Menggunakan
pendekatan ilmiah dalam upaya meningkatkan efektivitas organisasi.
Apabila
selama ini kita hanya mengenal pembelajaran pada tingkat individu dan kelompok,
maka perkembangan manajemen telah mengenal pembelajaran organisasi (learning
organization), yang secara sederhana dapat diartikan sebagai :
Organisasi
yang secara terus menerus melakukan perubahan diri agar dapat mengelola
pengetahuan lebih baik lagi, memanfaatkan tekhnologi, memberdayakan sumber
daya, dan memperluas area belajarnya agar mampu bertahan di lingkungan yang
selalu berubah.
Metode Perubahan
dan Pengembangan Organisasi.
Ada berbagai teknik yang dirancang para ahli, dengan tujuan meningkatkan kemampuan berkomunikasi serta bekerja secara efektif, antar-individu maupun antar-kelompok dalam organisasi. Beberapa teknik yang sering digunakan berikut ini.
1. Sensitivity training, merupakan teknik OD yang pertama diperkenalkan dan ayang dahulu paling sering digunakan. Teknik ini sering disebut juga T-group. Dalam kelompok kelomok T (singkatan training) yang masing masing terdiri atas 6 – 10 peserta, pemimpin kelompok (terlatih) membimbing peserta meningkatkan kepekaan (sensitivity) terhadap orang lain, serta ketrampilan dalam hubunga antar-pribadi.
2. Team Building, adalah pendekatan yang bertujuan memperdalam efektivitas serta kepuasaan tiap individu dalam kelompok kerjanya atau tim. Teknik team building sangat membantu meningkatkan kerjasama dalam tim yang menangani proyek dan organisasinya bersifat matriks.
3. Survey feedback. Dalam teknik sruvey feedback. Tiap peserta diminta menjawab kuesioner yang dimaksud untuk mengukur persepsi serta sikap mereka (misalnya persepsi tentang kepuasan kerja dan gaya kepemimpinan mereka). Hasil surveini diumpan balikkan pada setiap peserta, termasuk pada para penyelia dan manajer yang terlibat. Kegiatan ini kemudian dilanjutkan dengan kuliah atau lokakarya yang mengevaluasi hasil keseluruhan dan mengusulkan perbaikan perbaikan konstruktif.
4. Transcational Analysis (TA). TA berkonsentrasi pada gaya komunikasi antar-individu. TA mengajarkan cara menyampaikan pesan yang jelas dan bertanggung jawab, serta cara menjawab yang wajar dan menyenangkan. TA dimaksudkan untuk mengurangi kebiasaan komunikasi yang buruk dan menyesatkan.
5. Intergroup activities. Fokus dalam teknik intergroup activities adalah peningkatan hubungan baik antar-kelompok.Ketergantungan antar kelompok , yang membentuk kesatuan organisasi, menimbulkan banyak masalah dalam koordinasi. Intergroup activities dirancang untuk meningkatkan kerjasama atau memecahkan konflik yang mungkin timbul akibat saling ketergantungan tersebut.
6. Proses Consultation. Dalam Process consultation, konsultan OD mengamati komunikasi , pola pengambilan keputusan , gaya kepemimpinan, metode kerjasama, dan pemecahan konflik dalam tiap unit organisasi. Konsultan kemudian memberikan umpan balik pada semua pihak yang terlibat tentang proses yang telah diamatinya , serta menganjurkan tindakan koreksi.
7. Grip OD. Pendekatan grip pada pengembangan organisasi di dasarkan pada konsep managerial grip yang diperkenalkan oleh Robert Blake dan Jane Mouton. Konsep ini mengevaluasi gaya kepemimpinan mereka yang kurang efektif menjadi gaya kepemimpinan yang ideal, yang berorientasi maksimum pada aspek manusia maupun aspek produksi.
8. Third-party peacemaking. Dalam menerapkan teknik ini, konsultan OD berperan sebagai pihak ketiga yang memanfaatkan berbagai cara menengahi sengketa, serta berbagai teknik negosiasi untuk memecahkan persoalan atau konflik antar-individu dan kelompok.
Ada berbagai teknik yang dirancang para ahli, dengan tujuan meningkatkan kemampuan berkomunikasi serta bekerja secara efektif, antar-individu maupun antar-kelompok dalam organisasi. Beberapa teknik yang sering digunakan berikut ini.
1. Sensitivity training, merupakan teknik OD yang pertama diperkenalkan dan ayang dahulu paling sering digunakan. Teknik ini sering disebut juga T-group. Dalam kelompok kelomok T (singkatan training) yang masing masing terdiri atas 6 – 10 peserta, pemimpin kelompok (terlatih) membimbing peserta meningkatkan kepekaan (sensitivity) terhadap orang lain, serta ketrampilan dalam hubunga antar-pribadi.
2. Team Building, adalah pendekatan yang bertujuan memperdalam efektivitas serta kepuasaan tiap individu dalam kelompok kerjanya atau tim. Teknik team building sangat membantu meningkatkan kerjasama dalam tim yang menangani proyek dan organisasinya bersifat matriks.
3. Survey feedback. Dalam teknik sruvey feedback. Tiap peserta diminta menjawab kuesioner yang dimaksud untuk mengukur persepsi serta sikap mereka (misalnya persepsi tentang kepuasan kerja dan gaya kepemimpinan mereka). Hasil surveini diumpan balikkan pada setiap peserta, termasuk pada para penyelia dan manajer yang terlibat. Kegiatan ini kemudian dilanjutkan dengan kuliah atau lokakarya yang mengevaluasi hasil keseluruhan dan mengusulkan perbaikan perbaikan konstruktif.
4. Transcational Analysis (TA). TA berkonsentrasi pada gaya komunikasi antar-individu. TA mengajarkan cara menyampaikan pesan yang jelas dan bertanggung jawab, serta cara menjawab yang wajar dan menyenangkan. TA dimaksudkan untuk mengurangi kebiasaan komunikasi yang buruk dan menyesatkan.
5. Intergroup activities. Fokus dalam teknik intergroup activities adalah peningkatan hubungan baik antar-kelompok.Ketergantungan antar kelompok , yang membentuk kesatuan organisasi, menimbulkan banyak masalah dalam koordinasi. Intergroup activities dirancang untuk meningkatkan kerjasama atau memecahkan konflik yang mungkin timbul akibat saling ketergantungan tersebut.
6. Proses Consultation. Dalam Process consultation, konsultan OD mengamati komunikasi , pola pengambilan keputusan , gaya kepemimpinan, metode kerjasama, dan pemecahan konflik dalam tiap unit organisasi. Konsultan kemudian memberikan umpan balik pada semua pihak yang terlibat tentang proses yang telah diamatinya , serta menganjurkan tindakan koreksi.
7. Grip OD. Pendekatan grip pada pengembangan organisasi di dasarkan pada konsep managerial grip yang diperkenalkan oleh Robert Blake dan Jane Mouton. Konsep ini mengevaluasi gaya kepemimpinan mereka yang kurang efektif menjadi gaya kepemimpinan yang ideal, yang berorientasi maksimum pada aspek manusia maupun aspek produksi.
8. Third-party peacemaking. Dalam menerapkan teknik ini, konsultan OD berperan sebagai pihak ketiga yang memanfaatkan berbagai cara menengahi sengketa, serta berbagai teknik negosiasi untuk memecahkan persoalan atau konflik antar-individu dan kelompok.
Komentar
Posting Komentar